Bakgrund
Vid tidpunkten för samarbetet med Aligning AB hade Peter Graf tillträtt som ny VD och akutsjukhusen inom Stockholms läns landsting stod inför införandet av en ny avtalsmodell (3-års avtal). Med utgångspunkt i ägardirektiv, den sittande politiska majoritetens politiska plattform och den nya avtalsmodellen fanns behov av att ta fram en ny metodik för verksamhetsplanering. Syftet var att effektivisera verksamheten och skapa bättre förutsättningar för att utarbeta en strategisk plan för att på ett framgångsrikt sätt bedriva förändringsarbete inom organisationen i linje med de långsiktiga målen.
Vårt arbete
Det första steget handlade om att genomföra en omfattande verksamhetsanalys som innebar en genomgång och integrering av sjukhusets vision, värdegrund, chefernas uppdragsbeskrivning, resultat från medarbetarenkät och utvecklingssamtal, befintligt ekonomiskt styrkort, identifierade affärsutvecklingsbehov, sammanställning av övergripande förändringsarbete i form av pågående projekt samt genomgång av sjukhusets tidigare arbete avseende verksamhetsplanering.
Verksamhetsanalysen låg sedan till grund för ett omfattande strategiarbete för den kommande 3-års perioden som genomfördes tillsammans med sjukhusets ledningsgrupp.
Med utgångspunkt i det av styrelsen fastställda strategidokumentet utarbetade styrgruppen och Pelle Snårelid därefter fram förslag till ny verksamhetsplaneringsprocess för sjukhuset.
Som ett led i att bryta ned den sjukhusgemensamma verksamhetsplanen till personliga utmaningar arbetade ledningen avslutningsvis fram sjukhusets tre gemensamma utmaningar.
Det övergripande resultatet är ett nytt system för strategisk planering, verksamhetsplanering och strukturerad uppföljning på Danderyds Sjukhus AB.
Processen för hur sjukhuset arbetar med sin verksamhetsplan har snabbt och framgångsrikt blivit välkänt och även uppskattat i hela organisationen. Sjukhuset är idag att betrakta som helt och hållet självgående när det gäller att genomföra den nu gällande verksamhetsplaneringsprocessen.
Resultat
I den årliga medarbetarenkät som sjukhuset genomför framkom bland annat följande som kan tas för intäkt att verksamhetsplaneringsprocessen på mycket kort tid har blivit förankrad och känd i stora delar av organisationen:
Ett av de övergripande målen var att Danderyds sjukhus skulle bli ett köfritt sjukhus dvs ska klara av att erbjuda vård inom de tidsramar som vårdgarantin stipulerar.
Den nya verksamhetsplanen bidrog i högsta grad till att synliggöra målen och vilka aktiviteter som skulle vara i fokus för att nå dit. Som exempel kan nämnas att sjukhuset efter två år kunde ta hand om ca 77 % av patienterna på akutmottagningen inom 4 timmar att jämföra med färre än 40 % innan förbättringsarbetet påbörjades och den nya verksamhetsplanen lanserades.
Vad tycker kunden?
Personligen upplever jag Aligning-metodiken som ett genialiskt tillvägagångssätt för att genomföra verksamhetsplanering. Jag tilltalas framför allt av det sätt metodiken förenklar verksamhetsplanearbetet och lyckas få komplexa begrepp som t ex vision, strategi, fokusområden att hänga ihop i en helhet och bli högst begripliga för alla i organisationen. Att på ett överskådligt sätt kunna sammanfatta verksamhetsplanen på fyra A4-sidor gör planen i högsta grad levande och tillgänglig i vardagen och du undviker att det blir ännu en hyllvärmare. Som alltid är implementeringen A och O. Att arbeta med de personliga utmaningarna skapar engagemang, meningsfullhet och en ökad förståelse hos medarbetarna för hur det egna arbetet faktiskt kan bidra till att nå sjukhusets övergripande målsättningar. De personliga utmaningarna bidrar i högsta grad till att få ett snabbt genomslag i organisationen på kort tid.
Michael Nordh Grate
fd Marknads- och Kommunikationsdirektör, Danderyds Sjukhus AB.
Ansvarig för den sjukhusövergripande verksamhetsplaneringsprocessen under år 2009 – 2011.