Verksamhetsplanering med Aligning-metoden

Aligning-metoden®

En enkel metod som säkerställer att ALLA i organisationen vet hur de bäst kan och vill bidra till att verksamheten når sina mål.

Metoden

En av framgångsfaktorerna är att förenkla arbetsmetoden så att den anpassas till varje hierarkisk nivå i verksamheten. För att uppnå en uthållig och verksamhetseffektiv process kan man inte ha samma metodik på alla chefsnivåer och när man kommer till medarbetarnas delaktighet så är processen ytterst känslig och måste bygga på tydlighet, enkelhet och vara verksamhetsnära.
Den andra viktiga framgångsfaktorn är att integrera eller samordna verksamhetsplaneringsprocessen med chef- och ledningsgrupp utvecklingsarbetet samt med process/förbättringsarbetet. Dessa tre processer drivs oftast parallellt, i egna stuprör, och stödjer inte varandra på ett optimalt vis. Resultatet av detta är att verksamhetens mål och strategier inte får den genomslagskraft som de annars skulle få om alla tre processerna integrerades.

Verksamhetsplaneringsprocessen och metoden utarbetas utifrån

• hänsyn till tidigare arbete med verksamhetsplanering, budget och strategiarbete
• integration med chefernas uppdrag, chef- och ledningsgrupps utvecklingsarbete och medarbetarutvecklingssamtalen
• det ekonomiska styrkortet, rapporteringsstruktur och övergripande förändringsarbete/processarbete med måltavlor/förbättringstavlor
• organisationsstrukturen där metodiken anpassas och förenklas till varje nivå

För att skapa engagemang och delaktighet hos alla medarbetare tas verksamhetsplanen fram i en överskådlig populärversion i form av en 4-sidig folder som distribueras till samtliga medarbetare.

En annan viktig del i utvecklingen av processen är givetvis uppföljningen kommuniceras och visualiseras till chefer och medarbetare i hela organisationen på ett strukturerat och återkommande sätt.

Den strategiska planen, ofta en treårsplan, arbetas fram med bas i Aligningmetodiken och innebär ofta följande arbetsstruktur:

• Framtagning och genomgång av omvärlds- och trendanalys.
• Genomgång och prioritering av alla styrande dokument som vision, värdegrund/värderingar, uppdrag, affärsidé, ägardirektiv mm
• Utarbetande av långsiktiga mål, med konkreta mätetal, och långsiktiga strategier

Det årliga verksamhetsplaneringsarbetet innebär följande:

• Ledningsgruppen gör först en översyn av de långsiktiga mål och strategierna, utifrån ett omfattande omvärldsanalysmaterial, i syfte att se över om något behöver korrigeras inför den årliga taktiska planeringen.
• Ledningen arbetar därefter fram verksamhetens nuläge, mål och mätetal per perspektiv/område för näst kommande år.
• I nästa steg utarbetas konkreta övergripande aktiviteter fram för kommande år. För varje aktivitet utarbetas en enkel aktivitetsplan ur vilken det framgår tidsplan och ansvar för olika delaktiviteter.
• “Personliga utmaningar” ingår som en del i Aligningmetoden för att skapa delaktighet och styra medarbetarnas förbättringsarbete i linje mot de gemensamma utmaningar som organisationen står inför på vägen att nå de långsiktiga målen. Här tar ledningen avslutningsvis i en gemensam process fram verksamhetens tre gemensamma utmaningar inför nästkommande år och med grund i detta arbetar de fram sina egna Personliga utmaningar.
• När verksamhetens verksamhetsplan är fastställd förs sedan processen vidare till alla övriga verksamheter, administrativa staber, enheter, sektioner osv. Därefter förs den lokala verksamhetsplanen ned till samtliga medarbetare där varje enskild medarbetare upprättar minst 3 egna aktiviteter (“Mina Personlig Utmaningar”) i syfte att skapa delaktighet hos medarbetarna i förändringsarbetet och kunna bidra till att organisationen når de gemensamma målen som satts upp.
• Uppföljnings- och rapporteringsarbetet utvärderas och förbättras
• Styrgruppen utvärderar tillsammans med ledningsgruppen Aligningmetoden, vårt arbetssätt samt uppnått resultat för att hela tiden försöka förbättra kommande års process

Vi erbjuder processtöd genom framförallt

• processledare för verksamhetsanalysen och omvärldsanalys
• framtagande av den strategiska planen
• framtagande av övergripande metod och struktur för verksamhetsplaneringsprocessen
• framtagande av olika enheters verksamhetsplan med bas i den övergripande verksamhetsplanen
•  coaching och stöd till interna projektledare
• införandet av “Personliga utmaningar” bland chefer och ledningsgrupper
• fortlöpande utveckling av verksamhetsplaneringsprocessen